Op ons werk voeren we de hele dag gesprekken. Als leidinggevende praat je veel met medewerkers en vaak ook met andere stakeholders, zoals bijvoorbeeld klanten. Jouw gespreksvaardigheden als leidinggevende zijn dus heel belangrijk.
Wat zeg je bijvoorbeeld tegen een medewerker die slecht functioneert en hóe zeg je dat? Stel je ook open vragen, luister je écht naar de antwoorden en weet je hoe je feedback kunt geven op een manier die beklijft? Weet je wat je wilt bereiken voordat je een gesprek in gaat en kun je omgaan met weerstand?
Of misschien ben je pas gestart met leidinggeven en vraag je je af hoe je kunt delegeren en coachen.
Kortom, hoe voer je goede, zakelijke gesprekken en vergroot je jouw persoonlijke effectiviteit? In deze blog geef ik je graag 10 tips. Van voorbereiding t/m afronding.
Wil je meer dan alleen tips? Plan dan gerust een vrijblijvende kennismakingsafspraak in. Ik coach regelmatig leidinggevenden die graag doeltreffende(r) gesprekken willen voeren.
Voorbereiding
1. Weet wat je doel is
Vat ter voorbereiding van een aankomend gesprek jouw doel in één duidelijke zin samen. Als je deze zin in gedachten houdt tijdens het gesprek, dan vergroot je de kans dat je jouw doel behaalt aanzienlijk, omdat het voor focus zorgt.
Merk je dat je het lastig vindt om gespreksdoelen te omschrijven? Dan kan dat precies de reden zijn waarom gesprekken minder goed verlopen.
Als je merkt dat je het lastig vindt om gespreksdoelen te omschrijven, dan kan dat precies de reden zijn waarom gesprekken minder goed verlopen. Want je doel niet scherp voor ogen hebben, maakt het voor jouw gesprekspartner makkelijker om het gesprek naar zich toe te trekken. Wat erop neerkomt dat de ander wél z’n doel behaalt.
Want je doel niet scherp voor ogen hebben, maakt het voor jouw gesprekspartner makkelijker om het gesprek naar zich toe te trekken. Je verliest de regie en de ander behaalt wél z’n doel.
Als jij dan weer achter je bureau zit, denk je: “Eh… ik ging toch voor X bij hem/haar naar binnen en nu ben ik met Y naar buiten gekomen… Hoe kan dat nou?”
Dat voorkom je dus door zowel voor als tijdens het gesprek haarscherp voor ogen te hebben wat je wilt bereiken, in één kernachtige zin.
2. Ken je gesprekspartner
Een goede voorbereiding richt zich niet alleen op de inhoud van het gesprek, maar ook op de gesprekspartner:
- Wat weet je al van jouw gesprekspartner?
- Waar loopt diegene warm voor?
- Hoe verliepen vorige gesprekken?
- Wanneer werd het toen lastig of ging het juist heel soepel?
3. Ken jezelf
Denk ter voorbereiding ook altijd even na over jezelf.
- Is er iets aan de gesprekspartner waar je moeite mee hebt?
- Waar moet jij in het algemeen alert op zijn tijdens gesprekken?
- Hou rekening met je valkuilen en maak gebruik van je sterke kanten.
Tijdens het gesprek
4. Gespreksstructuur
Een goede gespreksstructuur heeft een begin, midden en eind.
- Aan het begin van het gesprek geef je een korte inleiding. Je bepaalt samen hoeveel tijd je ervoor uittrekt en hoe je het onderwerp met elkaar gaat bespreken.
- In het middenstuk praat je over het onderwerp.
- Tijdens de afronding vat je samen wat er besproken is en maak je een afspraak over het vervolg.
Let erop dat je genoeg tijd neemt voor de afronding. Dus niet ineens op je horloge kijken, zien dat de tijd om is en het afraffelen. Als je in de inleiding een afspraak hebt gemaakt over de hoeveelheid tijd, dan helpt je dat om goed te timen wanneer je moet gaan afronden.
5. Goed luisteren en op lichaamstaal letten
Tijdens een gesprek luister je goed naar wat de ander zegt. Je geeft positieve aandacht door samenvattingen te geven, open vragen te stellen en door te vragen. Maar dat is enkel het topje van de ijsberg..
Hoe je gesprekspartner dingen zegt, non-verbaal en door intonatie, geeft je nog veel meer informatie. Je kunt ook op je eigen lichaamshouding letten. Heb je een open luisterhouding?
Misschien wil je de lichaamshouding van je gesprekspartner een beetje spiegelen. In een goed gesprek tussen mensen die open staan voor elkaar gebeurt dat automatisch, maar daar hebben we het hier niet over.
Als een gesprek moeizaam verloopt en je ziet weerstand bij de ander en/of voelt die bij jezelf, dan kan elkaars houding spiegelen je meer openstellen. En dat komt het gespreksverloop ten goede.
Als je een effectief gesprek wilt voeren, is goed luisteren minstens net zo belangrijk als jouw eigen standpunt goed naar voren kunnen brengen.
6. Omgaan met lastig gedrag
De ene gesprekspartner is de andere niet. Sommige mensen kunnen (voor jou) lastig gedrag vertonen.
Denk aan mensen die heel stil zijn en waar je nauwelijks een woord uit kunt krijgen. Of mensen die juist aan één stuk door ratelen, waardoor er geen touw vast te knopen is aan hun verhaal.
Het kan ook zijn dat iemand zó emotioneel is dat je de essentie van het verhaal niet kunt vatten. Of iemand onderbreekt je steeds of is heel stellig. En zo kan ik nog wel even doorgaan.
Vraag jezelf dan ook af wat jij als lastig gedrag ervaart. Dáár ga je vervolgens mee oefenen, want dat is dan de soft skill die je wilt ontwikkelen.
7. Laat je niet afleiden
Laat je niet afleiden door bijvoorbeeld de telefoon of door collega’s die iets komen vragen. Zoek een rustige plek op waar je even ongestoord met elkaar kunt praten. Of ga samen een rondje lopen.
Afronding
8. Maak aantekeningen
Maak tijdens het gesprek en/of na afloop aantekeningen. Dan kun je de volgende keer als je elkaar spreekt terugkomen en voortbouwen op dit gesprek.
9. Reflecteer op het gesprek
Maak je de goede gewoonte eigen om wekelijks te reflecteren op een aantal belangrijke gesprekken die je gevoerd hebt. Vraag jezelf af:
- Waar ben ik tevreden over?
- Wat zou ik een volgende keer anders of beter kunnen doen?
Probeer met name terug te denken aan jouw effect op je gesprekspartner. En andersom. Kijk naar het gesprek met een helicopterview. Vraag af en toe ook om terugkoppeling van je gesprekspartner:
- Hoe vond je dit gesprek?
- Heb je feedback voor mij?
Dan heb je meer kans dat je zicht krijgt op jouw eventuele blinde vlekken.
10. Volg op
Het is natuurlijk belangrijk om na te komen wat er afgesproken is, dat spreekt voor zich. Maar ook gesprekken die niet eindigen met een harde afspraak kun je opvolgen door bijvoorbeeld een berichtje of artikeltje te sturen.
Iedereen vindt het prettig om aandacht te krijgen. Daarmee bouw en onderhoud je relaties.
Gespreksvaardigheden leidinggevende: aan de slag!
Van deze tips zul je er wellicht een paar al toepassen en een paar andere niet. Wat ik je van harte kan aanbevelen: pak er eens twee uit die je nog niet gebruikt en ga daarmee aan de slag. Je zult merken dat je al snel effectiever wordt!
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het ontwikkelen van je gespreksvaardigheden als leidinggevende? Wil je meer weten over mijn aanpak en hoe ik jou zou kunnen helpen? Plan dan gerust een vrijblijvend kennismakingsgesprek in. Je kunt me ook bellen of een mail sturen.
Superleuk artikel! Gewoon praktisch en to the point, erg bruikbaar. Dank!
Dank je wel Sonja, fijn dat je het bruikbaar vindt!
Fijn artikel, praktische tips.
Dank je wel voor je reactie Tom! Mooi als je er in de praktijk iets mee kunt!