Ben je leidinggevende en vind je delegeren lastig? Je bent niet de enige! Beter leren delegeren is voor veel leidinggevenden een uitdaging.
Als je een taak delegeert, dan besteed je deze uit aan een ander. Zelf blijf je echter wel verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op het eindresultaat.
Leidinggeven = delegeren
De simpelste definitie van leidinggeven is: taken laten uitvoeren door een ander, omdat:
- je niet de tijd hebt om alles zelf te doen
- anderen in sommige dingen beter zijn dan jij
- het medewerkers motiveert als zij taken erbij krijgen – ze kunnen zich dan verder ontwikkelen
Dat leidinggeven in de praktijk niet zo makkelijk is als deze simpele definitie doet vermoeden, wist je natuurlijk al en dat blijkt ook uit de volgende twee voorbeelden uit mijn praktijk.
Alle moeilijke problemen oplossen, omdat “jij het zo goed kan”
Naomi is leidinggevende van een HR-afdeling in de logistieke sector. Ze komt zelf uit het HR-team en is 2 jaar geleden leidinggevende geworden. Toen ze nog in het team zat, pakte ze vaak de lastige klussen op en dat bleef zo toen ze leidinggevende werd.
“Naomi, wil jij helpen?” was een veelgehoorde vraag, want “jij kan dit zo goed”. De problemen terugleggen bij haar collega’s had niet tot gevolg dat zij het zelf oppakten. Dus deed Naomi het uiteindelijk dan toch maar weer zelf.
Ze baalde ervan dat haar medewerkers geen eigenaarschap namen, maar besefte ook dat er iets moest veranderen aan haar eigen gedrag. En ze wilde leren hoe ze taken beter kon delegeren.
Het gevoel hebben dat je je continu moet bewijzen als leidinggevende
Ook Alia had moeite met delegeren. Ze is een jonge, enthousiaste, beginnende leidinggevende. Een harde werker die gewend is om initiatief te nemen. Mede daardoor is ze natuurlijk ook in die leidinggevende positie terecht gekomen.
Ze had het gevoel dat ze zich als leidinggevende moest bewijzen en besefte dat ze nog veel leiderschapskwaliteiten moest ontwikkelen. Soms voelde ze zich onzeker en ook voelde ze de druk van de verantwoordelijkheid die leidinggeven met zich meebrengt.
Ze vond dat zij als leidinggevende overal voor moest zorgen. Daardoor probeerde ze, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen, continu oplossingen te verzinnen voor de problemen waar haar medewerkers tegenaan liepen.
Het gevolg daarvan was dat andere mensen steeds minder meedachten of bijdroegen en gedemotiveerd raakten. Alia zag dit in en besloot dat ze wilde leren om anderen ook ruimte te geven, en verantwoordelijkheden. Ze wilde beter leren delegeren.
Wil jij ook graag beter delegeren en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken?
Hoe leerden Naomi en Alia beter delegeren?
Zowel met Naomi als met Alia ben ik een coachingstraject ingegaan. De trajecten waren natuurlijk op maat gemaakt en toegespitst op de verschillende werksituaties, maar er is wel een onderliggende rode draad. Zaken die steeds weer naar voren komen als mensen willen leren beter te delegeren. Die rode draad heb ik vertaald naar 7 concrete tips.
7 tips om beter te leren delegeren:
1. Zeg NEE. Ten eerste tegen jezelf, “ik doe het niet meer zelf”. Zeg er tegen je medewerkers bij: “maar ik wil jou wel helpen het te leren”.
Neem dus niet iedere keer het werk over als er een beroep op je wordt gedaan. Wat in het begin nog vaak zal voorkomen, want zo zijn jullie het nu eenmaal gewend.
Het begint dus bij jezelf. Bij jouw persoonlijk leiderschap.
2. Onderzoek je motieven om het werk bij je te houden. In mijn gesprekken met leidinggevenden kom ik allerlei redenen tegen, zoals:
– ik kan het zelf beter
– maar waar ben ik dan nog voor?
– ik vind het zelf zo leuk
– als ze hulp nodig hebben kan ik dat toch niet weigeren?
Het is belangrijk om goed zicht te krijgen op je motieven en overtuigingen, want voor gedragsverandering is dit inzicht onontbeerlijk.
3. Begin met kleine stukjes. Delegeer niet meteen een volledig project, maar begin met een paar taken en breidt het verder uit als dat goed gaat.
Medewerkers krijgen zelfvertrouwen van succeservaringen. Ze krijgen de kans om hun sterke kanten te ontwikkelen. Tegelijkertijd groeit jouw vertrouwen in de medewerkers.
4. Zorg voor duidelijkheid. Schep een kader en randvoorwaarden.
Geef aan waar het eindresultaat aan moet voldoen en maak afspraken over tussentijdse evaluatiemomenten en deadlines.
5. Accepteer dat er fouten gemaakt zullen worden. Zo dacht Naomi vaak: “laat ik het maar zelf doen, dan gebeurt het tenminste goed.” En daar zit een kern van waarheid in! Naomi heeft tenslotte dusdanig veel ervaring dat ze veel taken, ook de lastige, meestal foutloos kan uitvoeren.
Als andere collega’s lastige klussen gaan afhandelen, dan zal dat in het begin zeker minder goed gaan dan als je het zelf doet. En dat zul je dus moeten accepteren, als je begint met delegeren. Dat er in het begin wat verlies in kwaliteit of productiviteit zal zijn. Probeer dit te zien als een investering.
6. Pak de taak niet terug als het te langzaam gaat of als er fouten worden gemaakt.
Het is natuurlijk wel belangrijk dat je dit signaleert en het bespreekt. Maar zorg dat de medewerkers de verantwoordelijkheid blijven houden en begeleid ze bij het zelf oplossen van het probleem.
Daarmee bevorder je hun gevoel van eigenaarschap. Weinig is zo demotiverend als een leidinggevende die een taak bij je weghaalt…
7. Bied aan te coachen. De meeste mensen hebben in het begin een beetje hulp nodig als ze iets nieuws oppakken. Die hulp verloopt in fasen.
Fase 1: je legt uit hoe het moet (instructie)
Fase 2: je begeleidt (en je vraagt medewerkers bijvoorbeeld om een voorstel te doen)
Fase 3: je overlegt (en je bent beschikbaar voor vragen van medewerkers)
Fase 4: je delegeert
Als je deze fasen doorgaat dan zullen medewerkers zowel vaardiger als gemotiveerder worden.
Je moet dus goed nadenken over waar je medewerkers nu staan in hun ontwikkeling en welke soort begeleiding ze nodig hebben (hiermee kies je dus voor coachend leidinggeven).
Een veelvoorkomende valkuil bij beter leren delegeren
Een veelgemaakte fout bij delegeren, is dat de 2e en 3e fase overslagen worden. We geven wel een instructie (fase 1), maar delegeren het daarna meteen (fase 4). Als er vervolgens iets fout gaat, zeggen we: “ik zal het nog één keer uitleggen” (dus terug naar fase 1). En zo gaat het dan nog een paar keer heen en weer.
Dit is voor beide partijen een frustrerend proces. Fase 2 en 3 zijn essentieel! Want je kunt pas delegeren als degene aan wie je delegeert in staat is en gemotiveerd is om de taak ook op te pakken. Als dat niet het geval is, dan moet je daar eerst aan werken.
Naomi en Alia delegeren steeds beter
Voor Naomi en Alia waren deze 7 tips een belangrijke houvast om stap voor stap beter te leren delegeren. Na een intensieve start zat ik een tijdje maandelijks met ze om tafel en werd het steeds duidelijker hoeveel positieve gevolgen hun aangepaste aanpak had, voor henzelf, de medewerkers én de organisatie.
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het beter leren delegeren? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in. Of wil je graag meer weten? Bel me dan gewoon even of stuur een mailtje.
Geef een reactie