10 tips voor een goed zakelijk gesprek

Op ons werk voeren we de hele dag gesprekken. Afhankelijk van je functie praat je veel met collega’s, leidinggevenden, medewerkers, klanten en/of leveranciers. Hoe voer je al deze gesprekken op een goede manier en vergroot je je persoonlijke effectiviteit?  In deze blog geef ik je graag 10 tips.

Tips zakelijk gesprek

Voorbereiding

1. Weten wat je doel is

Vat ter voorbereiding van een aankomend gesprek jouw doel in één duidelijke zin samen. Hiermee vergroot je de kans dat je je doel behaalt echt aanzienlijk.

Als je merkt dat je het lastig vindt om gespreksdoelen te omschrijven, dan kan dat precies de reden zijn waarom gesprekken minder goed verlopen. Want je doel niet scherp voor ogen hebben, maakt het voor jouw gesprekspartner makkelijker om het gesprek naar zich toe te trekken. Wat erop neerkomt dat de ander wél z’n doel behaalt.

Als jij dan weer achter je bureau zit, denk je: “Eh… ik ging toch voor X bij hem/haar naar binnen en nu ben ik met Y naar buiten gekomen… Hoe kan dat nou?” Dat voorkom je dus door jouw eigen doel haarscherp voor ogen te hebben, zowel voor als tijdens het gesprek.

2. Ken je gesprekspartner

Een goede voorbereiding richt zich niet alleen op de inhoud van het gesprek, maar ook op de gesprekspartner:

• Wat weet je al van haar?
• Waar loopt ze warm voor?
• Hoe verliepen onze vorige gesprekken?
• Wanneer werd het toen lastig of verliep het juist heel soepel

3. Ken jezelf

Denk ter voorbereiding ook altijd even na over jezelf. Wat is jouw valkuil bij deze persoon? Waar moet jij in het algemeen alert op zijn tijdens gesprekken? Wat zijn je valkuilen en wat zijn je sterke kanten?

Tijdens het gesprek

4. Gespreksstructuur

Een goede gespreksstructuur heeft een begin, midden en eind. Aan het begin van het gesprek geef je een korte inleiding. Je bepaalt samen hoeveel tijd je ervoor uittrekt en hoe je het onderwerp met elkaar gaat bespreken. In het middenstuk praat je over het onderwerp. Tijdens de afronding vat je samen wat er besproken is en maak je een afspraak over het vervolg.

Let erop dat je genoeg tijd neemt voor de afronding. Dus niet ineens op je horloge kijken, zien dat de tijd om is en het afraffelen. Als je in de inleiding een afspraak hebt gemaakt over de hoeveelheid tijd, dan helpt je dat om goed te timen wanneer je moet gaan afronden.

5. Goed luisteren

Tijdens een gesprek luister je goed naar wat de ander zegt. Je geeft positieve aandacht door samenvattingen te geven, open vragen te stellen en door te vragen. Maar dat is enkel het topje van de ijsberg..

Hoe je gesprekspartner dingen zegt, non-verbaal en door intonatie, geeft je nog veel meer  informatie. Je kunt ook op je eigen lichaamshouding letten. Heb je een open luisterhouding?

Misschien wil je de lichaamshouding van je gesprekspartner een beetje spiegelen. In een goed gesprek tussen mensen die open staan voor elkaar gebeurt dat automatisch, maar daar hebben we het hier niet over.

Als een gesprek moeizaam verloopt en je ziet weerstand bij de ander en/of voelt die bij jezelf, dan kan elkaars houding spiegelen je meer openstellen. En dat komt het gespreksverloop ten goede.

Als je een effectief gesprek wilt voeren, is goed luisteren minstens net zo belangrijk als jouw eigen standpunt goed naar voren kunnen brengen.

6. Omgaan met lastig gedrag

De ene gesprekspartner is de andere niet. Sommige mensen kunnen (voor jou) lastig gedrag vertonen. Denk aan mensen die heel stil zijn en waar je nauwelijks een woord uit kunt krijgen. Of mensen die juist aan één stuk door ratelen, waardoor je nauwelijks een touw kunt vastknopen aan hun verhaal.

Sommigen zijn zo emotioneel dat je de essentie van het verhaal niet kunt vatten. Anderen onderbreken je steeds. Weer anderen zijn heel stellig. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Vraag jezelf dan ook af wat jij als lastig gedrag ervaart. Dáár ga je vervolgens mee oefenen, want dat is dan de soft skill die je wilt ontwikkelen.

7. Laat je niet afleiden

Laat je niet afleiden door bijvoorbeeld de telefoon of door collega’s die steeds iets komen vragen. Zoek een rustige plek op waar je even ongestoord met elkaar kunt praten. Of ga samen een rondje lopen.

Afronding

8. Maak aantekeningen

Maak tijdens het gesprek en/of na afloop aantekeningen. Dan kun je de volgende keer als je elkaar spreekt terugkomen en voortbouwen op dit gesprek.

9. Reflecteer op het gesprek

Maak je de goede gewoonte eigen om wekelijks te reflecteren op een aantal belangrijke gesprekken die je gevoerd hebt. Vraag jezelf af:

• Waar ben ik tevreden over?
• Wat zou ik een volgende keer anders of beter kunnen doen?

Probeer met name terug te denken aan jouw effect op je gesprekspartner. En andersom. Kijk naar het gesprek met een helicopterview. Vraag af en toe ook om terugkoppeling van je gesprekspartner:

• Hoe vond je dit gesprek?
• Heb je feedback voor mij?

Dan heb je meer kans dat je zicht krijgt op jouw eventuele blinde vlekken.

10. Volg op

Het is natuurlijk belangrijk om na te komen wat er afgesproken is, dat spreekt voor zich. Maar ook gesprekken die niet eindigen met een harde afspraak kun je opvolgen door bijvoorbeeld een berichtje of artikeltje toe te sturen. Iedereen vind het prettig om aandacht te krijgen. Daarmee bouw en onderhoud je relaties.

Van deze tips zul je er waarschijnlijk een paar al toepassen en een paar andere niet. Wat ik je van harte kan aanbevelen: pak er eens twee uit die je nog niet gebruikt en ga daarmee aan de slag. Je zult merken dat je al snel effectiever wordt!

Wil je beter worden in het omgaan met piekeren en stress? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in. Of wil je graag meer weten? Bel me dan gewoon even of stuur een mailtje.

Vul je e-mailadres in om je te abonneren op blogupdates:

Laat dit veld leeg als je een mens bent: