Veel mensen ervaren een (te) hoge werkdruk. Maar werkdruk verminderen is niet eenvoudig. Kijk bijvoorbeeld naar Sandra. Haar inzet is enorm, ze werkt zich een slag in de rondte en toch krijgt ze haar werk niet af. Als klap op de vuurpijl kreeg ze ook nog eens een behoorlijk negatieve beoordeling. “Hoe kan dat nou?” vroeg ze tijdens ons eerste gesprek. We gingen op onderzoek uit en ik stelde haar 2 cruciale vragen.
Hard werken is niet hetzelfde als goed functioneren
Sandra is Customer Care Agent bij een klein bedrijf. Ze werkt er al sinds de oprichting. In het begin was haar functietitel Officemanager, maar ze deed gewoon alles wat nodig was. Telefoon, sales, klachten behandelen, kantoorbenodigdheden bestellen enzovoorts.
Ook toen maakte Sandra veel uren, maar ze had veel plezier in haar werk. In de afgelopen 10 jaar is de organisatie uitgegroeid tot een team van 20 mensen. En hoewel Sandra nu officieel Customer Care Agent is, doet ze nog steeds veel andere dingen.
Als de Officemanager iets niet weet, dan helpt Sandra. Als het druk is met telefoontjes, springt ze bij. Als Sales een moeilijke uitdaging heeft, dan geeft ze advies. Iedereen is erg blij met haar, behalve de eigenaar van het bedrijf…
Je zet je enorm in en toch is je leidinggevende ontevreden
In Sandra’s laatste functioneringsgesprek werd duidelijk dat haar leidinggevende ontevreden is. Sandra begrijpt er niets van en voelt zich boos en teleurgesteld. Ze heeft zoveel hart voor de zaak! Hoe kan het zijn dat haar leidinggevende ontevreden is, terwijl ze zich zo inzet?!
Dat komt omdat de directeur van het bedrijf een andere blik heeft op de situatie. Zij kijkt naar hoe Sandra de taken uitvoert die vanuit haar functie het belangrijkst zijn en daarin schiet ze tekort, terwijl Sandra uitgaat van haar inzet en de hoeveelheid uren die ze maakt.
Zo is het maken van een maandelijkse analyse van veelvoorkomende vragen en klachten één van Sandra’s kerntaken. Op basis daarvan kunnen het product en de dienstverlening verbeterd worden. Maar ze komt er niet aan toe om die analyse te maken, omdat ze het te druk heeft met anderen helpen.
Herken je jezelf in Sandra? Wil je de werkdruk verminderen? Beantwoord dan deze 2 cruciale vragen:
- Waar ben je voor aangenomen?
- Waar word je op afgerekend?
Werkdruk verminderen begint met inzicht. Je moet precies weten wat jouw kerntaken zijn. Dat is waar je op afgerekend wordt. De antwoorden op deze 2 vragen geven de benodigde richting aan je werk. De taken waar je dagelijks veel tijd aan besteedt, moeten hier dus mee te maken hebben.
Als je het lastig vindt om bovenstaande vragen te beantwoorden, schrijf het dan eens uit voor jezelf met behulp van deze aanvullende vragen:
- Wat is de essentie van jouw functie of rol?
- Welke taakgebieden horen daarbij?
- Welke taken horen bij elk van die taakgebieden?
Twijfel je, ga dan met dat A4tje naar je leidinggevende om het te bespreken. Want het is natuurlijk super belangrijk dat jullie hetzelfde voor ogen hebben!
Werkdruk verlagen door je gedrag te veranderen
Als het goed is heb je nu inzicht verworven en dat geeft je richting. De volgende stap is je gedrag hierop laten aansluiten, wat heel lastig kan zijn, omdat ingesleten gedragspatronen zich niet ‘zomaar’ laten doorbreken. De werkdruk verlagen doe je niet ‘zomaar even’.
Weten wat je moet doen, is tenslotte wat anders dan het daadwerkelijk doen. Neem bijvoorbeeld het maken van een planning en een dagelijkse to-do lijst als je dat niet gewend bent. Dat is veel lastiger dan het klinkt als je ‘t zo leest. We weten allemaal hoe moeilijk het kan zijn om je gedrag te veranderen.
En, minstens zo belangrijk als het inplannen van de dingen die je wel gaat doen: wat niets te maken heeft met je kerntaken doe je niet. Daar moet je “nee” tegen zeggen. Misschien is dat iets waar je beter in wilt (of moet) worden.
Als jij jezelf herkent in Sandra en graag andere mensen helpt, dan kan het zijn dat je nu denkt: “Maar ik wil ook collegiaal zijn!” Nou, daar hoeft je ook echt niet mee te stoppen hoor. Het gaat erom dat je het accent verschuift.
Als je ervoor zorgt dat je ongeveer 70% van je tijd aan je eigen taken besteedt en 30% aan zaken die van buitenaf op je afkomen, zoals vragen van collega’s of andere onverwachte zaken, dan ben je heel effectief bezig.
Zo lukt werkdruk verminderen wél
Op deze manier focus je jouw energie op het doen van de goede dingen. Je zult merken dat je daardoor de werkdruk vermindert en je werk wél afkrijgt en dan heb je je persoonlijke effectiviteit vergroot. Iets waar je leidinggevende en collega’s óók blij van worden.
Heb je het gevoel dat je wel wat ondersteuning kunt gebruiken? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in. Of wil je graag meer weten? Bel me dan gewoon even of stuur een mailtje.
Is het niet logischer dat je 100% van je tijd aan je Eigen taken besteedt? Daarvoor wordt je toch aangenomen? Of is het tegenwoordig zo dat verwacht wordt dat je vanalles erbij neemt, tig overuren maakt, 1000% inzet toont, en slaafs volgt?
In theorie helemaal gelijk. Echter de praktijk is weerbarstiger en heb je ook te maken met ongeplande additionele taken c.q werkzaamheden vanuit jezelf MAAR ook uit je omgeving c.q. van collega’s.
Dag F1 Tim,
De werkdruk ligt inderdaad hoog tegenwoordig, voor heel veel mensen, bij heel veel organisaties. Die werkdruk goed managen is een hele opgave! Slaafs volgen en veel overuren maken lijkt mij ook niet prettig! (overigens: Ik ben een blog aan het schrijven over overwerken – die verschijnt half november). De reden dat ik schrijf over ongeveer 70% in plaats van 100% is dat 100% in de praktijk meestal niet haalbaar is. Er zijn altijd wel wat extra dingetjes waar je tijd aan moet/wilt besteden: een collega die je hulp vraagt, een e-mailtje dat binnenkomt dat eigenlijk niet bij jou terecht hoort en dat je dan doorzet naar een collega, de techniek die uitvalt, waar je ondersteuning voor moet zoeken. Denk aan dat soort dingen. Maar de essentie is inderdaad om te streven naar focus op je eigen taken!