Ik een eerdere blog heb ik je verteld over Sandra. Ze kreeg toch haar werk niet af, ondanks dat ze zich een slag in de rondte werkte. Door te focussen op haar kerntaken werd ze een stuk effectiever. Maar inzicht in haar kerntaken was niet afdoende.
Ze wilde ook time management leren
Time management is een vaardigheid die je kunt leren. De essentie ervan is dat je niet harder gaat werken, maar slimmer, door te focussen op je kerntaken én deze beter in te plannen, op basis van wat de hoogste prioriteit heeft.
Over hoe je dat dan doet gaat dit blog. Aan het slot vind je ook nog een paar hele concrete tips waar je direct mee aan de slag kunt.
Zaken die én belangrijk én urgent zijn de hoogste prioriteit geven
Als je weet wat je kerntaken zijn en daarop focust, dan sta je vervolgens voor de vraag hoe je het werk dat daarbij hoort het beste inplant.
Hoe bepaal je wat op welk moment de hoogste prioriteit heeft?
Een goed begin is om onderscheid te maken tussen urgente taken die belangrijk zijn en belangrijke taken die niet urgent zijn.
Alle zaken die én belangrijk én urgent zijn, kun je niet uitstellen. Denk aan deadlines en aan problemen die NU opgelost moeten worden, zoals bijvoorbeeld een computersysteem dat plat ligt.
Dit soort zaken geef je de hoogste prioriteit. Doe het nu en doe het goed.
Wat doe je als er teveel dingen belangrijk én urgent zijn?
Als je een groot deel van je werktijd besteedt aan dingen die belangrijk én urgent zijn, dan is je adrenalineniveau vaak hoog. Je hebt continu veel te doen, ervaart tijdsdruk en voelt je gehaast. Kortom, je hebt stress.
Het werkt ook een beetje verslavend, omdat al die adrenaline in je lichaam (aanvankelijk) best lekker voelt. Wat het moeilijker maakt om uit zo’n werkmodus te stappen.
Aandacht voor wat belangrijk en niet urgent is, verbetert de kwaliteit van je werk
Uit die tijdsdruk-modus stappen, is echter wel heel belangrijk. Want de kwaliteit van je werk wordt juist beter door ook genoeg tijd te nemen voor zaken die belangrijk en niet urgent zijn. Wat voor zaken zijn dat dan? Denk bijvoorbeeld aan:
- een cursus volgen
. - een goed gesprek met een collega of een klant
. - iets tot in detail uitzoeken
. - aan een project werken waarvan de deadline nog ver weg is
. - vakliteratuur lezen
Mensen die veel tijd besteden aan dit soort zaken zijn succesvoller en ervaren meer grip op hun tijd. Time management leren levert je dus veel op.
Zaken zoals hierboven opgesomd worden vanzelf urgent als je ze lang genoeg uitstelt. En dan moeten ze met tijdsdruk en haast gedaan worden, wat de kwaliteit niet ten goede komt.
Time management leren betekent ook een NOT-to-do-list hebben
Hoe vind je de tijd om belangrijke taken die nu nog niet urgent zijn op te pakken? Enerzijds door ze in te plannen. Anderzijds door een NOT-to-do-list: niet meer doen wat niet bij je kerntaken hoort.
Als je veel tijd kwijtraakt aan allerlei verstoringen van buitenaf, dan besteed je waarschijnlijk teveel tijd aan activiteiten die niet tot jouw kerntaken behoren. Denk eens goed na over welke activiteiten dat voor jou zijn.
Deze werkzaamheden zet je vervolgens op jouw NOT-to-do-list. Sandra had bijvoorbeeld last van een collega die haar steeds als ‘helpdesk’ gebruikte voor dingen die hij eigenlijk zelf had moeten of kunnen weten. Ze schreef op haar NOT-to-do-list:
– niet meer meteen Karel helpen, maar verwijzen naar intranet
Op deze manier maak je je voornemen heel concreet en wordt de kans dat je het ook echt gaat doen groter.
De to-do-list en een tijdinschatting per taak in je agenda
Op je to-do-list zet je alles waar je de komende dagen aandacht aan wilt besteden, inclusief een inschatting van hoeveel tijd dat zal vergen. Ik ben er een voorstander van om deze tijdsblokken direct in je agenda te zetten, zodat je goed zicht hebt op je totale tijdsbesteding voor die week.
Dat betekent wat mij betreft niet dat je rigide moet vasthouden aan het tijdstip waarop het ingepland staat. Als er iets tussendoor komt, dan wordt die taak in ieder geval niet vergeten en verschuif je ‘m naar een ander moment.
Bijkomend voordeel van deze werkwijze is dat als je alles wat je moet doen opschrijft en direct inplant, je het niet meer hoeft te onthouden. Dat ontlast je brein, waardoor er ruimte vrijkomt voor denkwerk en creativiteit.
Het nadeel van alleen met een to-do-list werken en geen tijdinschatting per taak maken, is dat je planning vaag blijft. Ook krijg je dan geen zicht op hoe je tijdinvesteringen onderschat of overschat (het zal vaker onderschatten zijn ? ).
‘Grote brokken’ eerst
Op je to-do-list staan allerlei verschillende dingen, variërend van iets wat 5 minuten duurt tot iets wat een hele ochtend in beslag neemt. De truc is om te starten met de ‘grote brokken’ die nu nog niet urgent zijn, maar dat wel worden als je ze te lang voor je uit schuift. Deze plan je eerst in en de kleinere activiteiten plan je daaromheen.
Houd rekening met je bioritme
Houd bij het bepalen van wanneer je wat gaat doen rekening met je bioritme. Over het algemeen zijn de eerste uren van de dag voor de meeste mensen het productiefst, maar misschien ben jij op je best in de namiddag. Gebruik de voor jou beste tijd voor taken die veel van je brein vragen.
Ook is het belangrijk om te weten wat voor jou werkt als je even wat minder energie hebt. Aan het einde van de middag ervaren veel mensen een energiedip. Voor extraverten is een korte meeting dan fijn, omdat ze energie krijgen van (de interactie met) de mensen om zich heen. Iemand die introvert is, kan opknappen door even iets voor zichzelf te doen.
Plannen is één ding, maar jezelf ook aan die planning houden, is weer wat anders…
Ook dat hoort natuurlijk bij time management leren, je aan de planning houden. Daarom tot slot nog 3 concrete tips die je daarbij helpen.
1. Gebruik de Pomodoro techniek om uitstelgedrag tegen te gaan
Moeilijke en uitdagende klussen stellen we vaak uit. We zien ertegen op om bijvoorbeeld een hele ochtend aan een artikel te werken. Heb jij daar ook last van? Probeer dan eens de Pomodoro techniek, vernoemd naar zo’n keukenwekker die je vroeger wel eens zag, in de vorm van een tomaat.
Je stelt een timer in op 25 minuten en spreekt met jezelf af dat je in ieder geval die 25 minuten besteedt aan de taak. Je gaat niets anders doen. Na 25 minuten stop je en neem je een korte pauze. Op een ander moment besteed je de volgende 25 minuten aan die taak.
Stop ook écht als de timer afloopt! Want als je dat niet doet, dan vertrouw je jezelf de volgende keer niet meer en verliest deze techniek haar waarde.
2. Begin je dag niet met mail
Begin jij je dag met het openen van je mailbox? Probeer dan eens om dat 1 ½ uur uit te stellen. Start je dag in plaats van met je mail, met het maken van een plan voor die dag. Daarna ga je werken aan een aantal taken die wel belangrijk, maar niet urgent zijn.
Met op die manier je dag starten vergroot je de kans dat je pro-actief gaat werken. Je neemt bewuste beslissingen over je tijdsbesteding.
Als je met je mail begint, heb je veel meer kans dat je de rest van de dag in een reactieve modus blijft hangen. Dan ben je de hele dag druk en verlies je langzaam maar zeker de grip op je tijd.
Het is trouwens sowieso handig om gedisciplineerd met je mail en social media om te gaan. Wat daarbij helpt, is om alle notificaties op je smartphone uit te zetten, zodat je niet steeds gestoord wordt als je met iets belangrijks bezig bent. Multitasking is echt een mythe.
3. Doe wat bij jou past
Doe vooral wat bij jou past. Er is geen one-size-fits-all, verre van. Mensen zijn enorm verschillend. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld mijn agenda om alle taken in te schrijven, in combinatie met een to-do-list. Maar Sandra vond dat niet prettig. Zij gebruikt wel fervent haar not-to-do-list en start haar dagen niet meer met mail. Het is dus zaak om uit te zoeken wat voor jou werkt.
En laten we niet vergeten dat niemand aldoor gedisciplineerd bezig is. Dat hoeft ook niet. Als je iets wilt veranderen aan je timemanagement, dan raad ik je aan om niet van alles tegelijk te veranderen. Kies één ding uit en ga daar een aantal weken mee aan de slag. Zodra dat een goede gewoonte is geworden, is er weer genoeg (mentale) energie om iets anders te veranderen.
Heb je het gevoel dat je wel wat ondersteuning kunt gebruiken? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in. Of wil je graag meer weten? Bel me dan gewoon even of stuur een mailtje.
Wat een handige tips! Timemanagement is iets waar we allemaal wel struggles mee hebben dus deze tips komen zeker van pas! Wat ook handig zou zijn is om gebruik te maken van een Planningtool. Het bespaart je veel tijd en is lekker efficiënt!
Gr. Joost
Dat is waar Joost, zulke tools kunnen zeker helpen!
gr. Belia