Hoe kun je als leidinggevende een goed beoordelingsgesprek voeren?

De tijd van terug- en vooruitkijken met je team is weer aangebroken….

Het jaarlijkse beoordelen komt er aan voor veel leidinggevenden. Inspirerende bila’s waar het met de een vanzelf gaat en het met de ander stroef verloopt, omdat medewerkers inmiddels wel weten dat ze communicatiever of klantgerichter moeten worden. Bij voorbeeld in de IT-wereld, waar we afgelopen jaar veel gewerkt hebben, lopen leidinggevenden hier tegen aan.

Hoe kun je toch met iedereen een goed gesprek voeren? Als je wendbaarheid en eigenaarschap van je mensen verwacht, hoe ver wil je daarmee gaan?  Moet iedereen door dezelfde wasstraat of vraagt het nuancering? Wat denk jij  als jouw mensen  zeggen dat ze het juist heerlijk vinden dat ze een baas hebben waar ze op terug kunnen vallen en zij niet eindverantwoordelijk willen zijn? Lastige dilemma’s in een tijd waarin juist veel medewerkers onderdeel zijn van een zelfsturend team en geacht worden mee te draaien in elke sprint, scrum of welke vorm van agile werken dan ook.

Van belang bij beoordelen is vooral dat jij je persoonlijke stempel mag drukken over hoe jij deze gesprekken wilt voeren. Of dat nu is door het gebruik van de  tools vanuit HR zoals het “standaard” beoordelingsformulier of door een stevig teamgesprek waarin de teamresultaten geëvalueerd worden en de bonus door de teamleden zelf verdeeld mag worden: het is aan jou. Bereid je wel goed voor op welke vorm van evalueren dan ook en maak er een mooie beoordelingscyclus van!

Je kunt je voorbereiden met wat huiswerk: het antwoord op de volgende vragen:

Welke resultaten zijn er geboekt?

IT-ers dragen graag bij aan het bedenken van oplossingen voor complexe problemen. Ze zoeken hiervoor graag het team op en gaan dan voor het gemeenschappelijke resultaat. Kijk als leidinggevende scherp naar de mate waarin mensen ieder op hun eigen manier een bijdrage hebben geleverd. Toets de output per persoon en hoe meer SMART ze aan het begin van het jaar zijn geformuleerd hoe makkelijker dit gaat. Check de cijfers en stel je mening bij indien nodig. Dashboard, KPI’s , teamafspraken: durf te benoemen waar de pijn zit bij iedereen ongeacht je favoriete of minder favoriete teamleden en spreek je uit als je iets ander verwacht dan de geleverde prestaties. Een gemiste kans als je het niet doet.

Welk gedrag is zichtbaar ontwikkeld en welk effect heeft dat gehad op de teamperformance?

Op de meeste beoordelingsformulieren staan de gewenste competenties voor de betreffende rol of functie. Als dit beleid is in jouw organisatie, zul je ze ook moeten beoordelen. Vertaal hiervoor de competentietaal naar het door jou gewenste gedrag. Ga met elkaar in gesprek over concrete situaties. Je kunt hier altijd terugvallen op de beproefde methodiek van STAR: wat was de Situatie, wat was je Taak of rol daarin, welke Acties heb je ondernomen en wat was het Resultaat? Gebruik STAR als bewijsmiddel dat competenties inderdaad ontwikkeld zijn en als je er geen zicht op hebt gehad, laat de medewerker zelf met voorbeelden komen.

De 3 gewenste competenties die door opdrachtgevers het meest worden genoemd zijn en getraind worden:

1. Samenwerken (met een team, met een klant, met gebruikers, met de opdrachtgever)
2. Klantgerichtheid (interne en externe klant, luistervaardigheid en empatisch vermogen)
3. Ondernemerschap ( eigenaarschap en verantwoordelijkheid durven nemen, kansen zien, pro-activiteit).

Zorg dat je op de juiste competenties beoordeelt. Maak helder voor jezelf hoe deze competenties de bedrijfsvoering tot een succes maken en omschrijf nauwgezet wat je daarin van je mensen verwacht.

Hoe maak je echt contact met iedereen uit je team?

Welk formulier of vorm je ook bij het beoordelen gebruikt ; een beoordelingsgesprek is mensenwerk en staat of valt met hoe jij als leidinggevende communiceert. In dit beoordelingsgesprek mogen successen gevierd worden en teleurstellingen benoemd.  Als leidinggevende moet je dus heel goed kunnen aansluiten bij de belevingswereld van jouw mensen. Vraag je vertrouwen, geef het dan ook. Projecteer je jouw motivatie op je mensen, achterhaal dan ook wat hen drijft. En als je stevige feedback geeft, durf je zelf dan ook kwetsbaar op te stellen als de ander jou spontaan feedback geeft. Zet de juiste toon en creëer de ruimte om het nieuwe jaar weer samen tot een succes te maken!

Veel plezier met beoordelen!

Heb je het gevoel dat je wel wat ondersteuning kunt gebruiken? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in. Of wil je graag meer weten? Bel me dan gewoon even of stuur een mailtje. Dan neem ik zo snel mogelijk contact op met je.

Door Belia van der Laan en Rick Willemsen

Deze blog is een geredigeerde versie van een artikel dat in november 2016 geplubliceerd is op LinkedIn