Mark is manager bij een grote, beursgenoteerde, zakelijke dienstverlener. Zijn team bestaat uit 25 medewerkers en 2 coördinatoren die hem ondersteunen. De samenwerking verliep prima, totdat zijn werkgever iets wezenlijks veranderde.
Er kwam een kink in de kabel toen de directie in verband met Covid én duurzaamheid, besloot dat er voortaan meer vanuit thuis gewerkt moet worden, in plaats van dat iedereen dagelijks naar kantoor komt.
Van het ene moment op het andere veranderde er daardoor veel en werd van hem verwacht dat hij online leiding gaf. En dat vond hij knap lastig, dat leidinggeven op afstand.
Hij had het gevoel dat hij de verbinding kwijt was met een aantal medewerkers. Hij wist niet meer van iedereen hoe het met ze ging en van sommigen vroeg hij zich af of ze niet teveel stress kregen door het thuiswerken.
Mark had het gevoel dat hij de grip kwijt was en dat er mensen waren die het moeilijk hadden, of die misschien de kantjes eraf afliepen, want hij zag dat de prestaties achteruitgingen.
Hoe kun je op afstand helpen, hoe moet je online leidinggeven?
Een goede manager doet altijd aan een combinatie van people management en performance management. En dat is met online leidinggeven niet anders.
Je richt je enerzijds op de relatie: op de verbinding tussen jou en je teamleden, en tussen de teamleden onderling. Anderzijds richt je je op de performance: je zorgt dat de doelstellingen, prioriteiten en de kaders duidelijk zijn.
Wat wél anders is, met leidinggeven op afstand, is natuurlijk dat er veel minder zicht is op wat medewerkers doen. Mark was er bijvoorbeeld aan gewend om elke dag even een kort rondje te maken over de vloer. Hij maakte her en der een praatje.
Door dit management by walking around was hij op de hoogte van wat er speelde: de één verheugde zich op een vakantie, een ander maakte teveel uren. Ook vroeg hij regelmatig naar de voortgang van het werk en of er belemmeringen waren.
Zo hield hij een vinger aan de pols en kon hij makkelijk bijsturen als hij merkte dat kaders werden overschreden of targets niet gehaald.
Online lukte Mark dat niet. Hij had het zo druk met de ene online vergadering na de andere, dat hij alleen nog maar aandacht voor het onderhanden werk had. Wat hij zo efficiënt mogelijk afhandelde.
Er leek geen tijd/aandacht over te zijn voor verbinding. Of voor het nadenken over en schetsen van een visie of context. Hij was alleen maar bezig met brandjes blussen.
Jouw manier van leidinggeven ‘vertalen’ naar online, 9 tips
Wat Mark nodig had, was een manier om zijn vroegere stijl van leidinggeven te ‘vertalen’ naar online, op een manier die recht deed aan zijn behoefte aan performance verbetering én aan het versterken van de verbinding. Ik gaf hem 9 tips voor effectief online leidinggeven die met beide rekening houden.
1. Ontwikkel je performance management vaardigheden
Leer te sturen op output. Delegeer duidelijk: geef het doel, het gewenste resultaat, de randvoorwaarden, de overlegmomenten en middelen en zorg voor duidelijkheid in rollen en ieders verantwoordelijkheden.
2. Geef vertrouwen
Zorg dus dat je medewerkers competent genoeg zijn om dat vertrouwen te verdienen. Door, nu dus op afstand, coachend leiding te geven, worden je medewerkers steeds taakvolwassener.
3. Stimuleer dat je relatie met je teamleden tweerichtingsverkeer is
Zodat ze je weten te vinden als ze je nodig hebben, bijvoorbeeld als iets niet duidelijk is, of als ze zich gedemotiveerd beginnen te voelen.
Dat doe je door sterke relaties te smeden, door met elkaar te praten en dat vergt een andere aanpak als medewerkers thuiswerken. Rijd eens naar een medewerker toe en ga samen lunch-wandelen, zo kun je makkelijker een verdiepend gesprek voeren. Of spreek online af voor voor een ‘social call’.
4. Kom in actie bij signalen dat je medewerkers stress ervaren door thuiswerken
Om te voorkomen dat er iemand uitvalt. Plan bijvoorbeeld zo snel mogelijk een één-op-één ‘social call’ in. Soms kan een halfuur écht met elkaar praten al een wereld van verschil maken.
5. Stimuleer een continue feedback cultuur
Niet alleen een feedback moment bij het eindresultaat, maar een continu feedback proces, óók tussen teamleden onderling.
6. Zorg voor een positieve sfeer in het team
Door zelf het goede voorbeeld te geven en door tijd en energie in sociale cohesie te steken. Bijvoorbeeld door in online vergaderingen ook tijd te maken voor persoonlijk contact.
7. Geef zakelijke communicatie een persoonlijk tintje
Veel van onze zakelijke communicatie gaat schriftelijk, bijvoorbeeld via e-mail. Probeer eens om deze ook een persoonlijk tintje te geven door niet alleen je zakelijke boodschap te melden, maar er een alinea aan toe te voegen die wat persoonlijker of luchtiger is. Net zoals je in een face to face gesprek zou doen.
8. Oefen je empathisch vermogen
Door je in de situaties van je medewerkers te verplaatsen. Thuiswerken pakt heel verschillend uit voor verschillende mensen. Medewerkers met jonge kinderen vinden het wellicht lastig om thuis te werken vanwege alle hectiek in het huis. Terwijl jonge mensen die alleen wonen zich enorm sociaal geïsoleerd kunnen voelen.
9. Blijf tijd maken om visie te ontwikkelen
Én hierover te communiceren. Dat motiveert zowel jou als je medewerkers!
Welke tips spraken Mark het meeste aan?
- tip 1, ontwikkel je performance management vaardigheden
- tip 3, stimuleer dat je relatie met je teamleden tweerichtingsverkeer is
- tip 6, zorg voor een positieve sfeer in het team
En hoe paste hij ze toe?
Mark sprak duidelijke targets af met zijn medewerkers en maakte met wat medewerkers die van zijn netvlies verdwenen waren afspraken voor één-op-één gesprekken.
Hij beëindigde vergaderingen van een uur na 50 minuten en vroeg medewerkers na de vergadering nog 10 minuten te blijven ‘hangen’ en wat te kletsen, zoals ze ook zouden doen na een irl meeting.
Ook wilde hij online speciale sociale uitjes instellen, een vrijdagmiddagborrel, een quiz – Mark zocht iets creatiefs. Zelf had hij daar niet zo’n kijk op, maar twee van zijn medewerkers hebben samen de uitdaging opgepakt om elke 14 dagen iets te plannen.
Wat was het resultaat?
Het duurde even, maar langzamerhand kreeg hij weer meer binding met zijn medewerkers en werd de sfeer positiever. Dat is belangrijk voor Mark, want daar haalt hij veel werkplezier uit!
Ook de performance gaat langzamerhand omhoog: er worden minder fouten gemaakt en taken worden sneller afgerond. Zijn medewerkers hebben weer het gevoel dat ze één team zijn.
Geef een antwoord